Etapas de um Processo de Seleção

Nos últimos tempos o tema “Atração e Seleção” vem se tornando cada vez mais corriqueiro no mercado do trabalho. Os avanços da tecnologia e as mudanças de mercado que surgem rapidamente, demonstram que as pessoas se tornaram o maior bem das organizações, por isso, apesar de ainda haver a seleção pelo “Q.I.”, (tradicionalmente conhecido por “Quem Indica”), as empresas estão buscando sair dos modelos tradicionais e engessados e criar seu processo de Atração e Seleção personalizado e estruturado.

Para os profissionais que participam, sempre há uma incógnita de como funciona as etapas que compõem o processo seletivo de profissionais nas empresas, por isso, viemos aqui falar um pouco sobre como funciona. 

O número de etapas e o tempo de processo seletivo pode variar de empresa para empresa, dependendo muito de qual o nível da vaga estará sendo solicitado. Um processo de seleção estruturado e planejado tende a assegurar uma contratação assertiva, minimizando os custos de turnover. 

1ª Etapa: Alinhamento ou Desenvolvimento do Perfil

É o momento de planejamento do processo seletivo. Nesta primeira etapa, faz-se fundamental a participação do Gestor da área/setor solicitante da vaga, a fim de definir as formas de atração, os requisitos desejados, base salarial, etc. Caso a empresa já possua um Descritivo de Função estruturado, todas essas informações estarão contidas neste documento, o que facilita o processo inicial. 

Ainda, nessa primeira fase, o RH em conjunto com o Gestor, deverão analisar a real necessidade de um processo de seleção externo, pois podem existir colaboradores que podem atender os requisitos demandados pela vaga, possibilitando dessa forma, um processo de seleção interno ou até mesmo misto. 

Pequena pausa para definição dos tipos de processo seletivo:

Processo seletivo interno:

É um processo onde os candidatos da vaga devem ser trabalhadores da empresa. Abre-se para estes, a possibilidade de ascensão, progressão e crescimento. O processo deve ocorrer nas mesmas etapas de um processo externo, porém a única diferença, é que os participantes são pessoas que já conhecem a cultura da empresa.

Processo seletivo externo:

Este processo é aberto para pessoas que desejam ingressar na organização, onde a base de captação de currículos advém do mercado externo, através da anunciação da vaga em meios de divulgação, como por exemplo, redes sociais, jornais, rádios, e-mails marketing, entre outros. 

Processo seletivo misto:

Como o próprio nome já diz, este processo possibilita a participação tanto de colaboradores internos quanto público externo, sendo os candidatos avaliados de forma igual. A escolha do profissional para ocupar a vaga será daquele que se mostrar mais competente/alinhado aos requisitos solicitados e que atenda as expectativas da vaga. 

Agora que já explicamos um pouco sobre as formas de processo seletivo mais utilizadas, iremos retomar as etapas que compõem esse processo seletivo. 

2ª etapa: A fase da Atração

Depois de termos alinhados os requisitos necessários para a vaga e decidirmos qual a forma de processo seletivo a ser utilizado, é necessário atrair os candidatos. Aqui, iremos focar na explicação do processo de atração externo. 

Precisamos ter atenção redobrada nesta etapa, já que é ela a responsável de atrair profissionais competentes, sendo imprescindível que o anúncio seja atraente e esteja direcionado ao público alvo. 

Geralmente são confeccionadas imagens com as informações da vaga, contendo as atividades a serem realizadas, os requisitos, benefícios, horários de trabalho, remuneração e formas de contato para participação no processo. Quando se trata de um anúncio da própria empresa, algumas já colocam as informações sobre a sua cultura, o que faz com que o candidato já possa analisar antecipadamente se o direcionamento das atividades da empresa o atraem. Em outros casos, quando anunciações são realizadas por consultorias externas de RH, os anúncios podem não conter as informações sobre a empresa, tendo em vista a solicitação por parte desta de realizar um anúncio fechado. Isso ocorre muitas vezes em caso de vagas de substituição.

Os canais em que as vagas serão anunciadas também precisam de um destaque, já que cada meio de divulgação tem custos, tempo de resposta, perfis de público e número de acessos. É preciso buscar canais que atendam as necessidades da vaga, podendo ser eles, mídias sociais, sessão “Trabalhe Conosco” no site da empresa, sites de empregos, jornais, entre outros. Quanto mais alcance a etapa de divulgação atingir nos meios de comunicação corretos, maior será o número de candidatos interessados, o que aumenta a possibilidade da empresa encontrar o profissional que mais se encaixa nas suas necessidades. 

3ª Etapa: Análise de Currículos ou Triagem 

Chegou a hora de analisar os currículos. O foco é dado aos currículos que atendem aos requisitos iniciais da vaga, lembrando que um software (colocar o link da GoTrampo) pode executar esse processo com maestria. Todas as informações devem ser compiladas e elencadas em um sistema de ranking. Aqui, é interessante que os dados sejam objetivos e mensuráveis, a fim de não subjetivar o processo. 

A triagem precisa ser assertiva. As necessidades apontadas no perfil do cargo precisam estar o mais próximo possível das competências do profissional, pois dessa forma, o profissional de RH poderá focar nos perfis mais compatíveis com a organização, direcionando a entrevista para confirmar os pontos que mais se destacaram em seu currículo/perfil. 

Dentro desta triagem, podem ser definidas etapas, como as que seguem abaixo:

Testes de Conhecimentos Técnicos:

Uma das opções utilizadas para filtrar com maior proximidade os candidatos às posições abertas, são os testes de conhecimentos específicos, onde podem ser elencadas questões de conhecimento relativas ao desenvolvimento da função, como matemática, português, raciocínio lógico, inglês e diversas outras. Candidatos com a nota acima da média estabelecida, dão um “passo à frente” diante dos demais candidatos.

Testes de Avaliação de Perfil:

As avaliações de perfil comportamental são outra opção utilizada para triagem dos candidatos, mas para que ela ocorra, é importantíssimo que a empresa saiba quais são as competências comportamentais esperadas para aquela posição, lembrando de que nenhum candidato será o “super-herói” e atenderá 100% do perfil. Neste caso, são aplicados testes específicos pré-definidos anteriormente pela empresa em conjunto com o RH ou consultorias parceiras, como por exemplo Testes Psicológicos, DISC, etc.

Em alguns casos, em virtude dos custos que uma avaliação de perfil pode demandar, essa fase é realizada após o processo de entrevista.

Dinâmicas de Grupo:

As dinâmicas de grupo também podem ser um meio de filtrar candidatos, pois podem avaliar características que dificilmente seriam percebidas em uma entrevista individual. Para realização delas, exige-se um planejamento detalhado de escolha da dinâmica, como por exemplo, características que devem ser vistas, estrutura física, número de participantes, quem irá participar e definição dos caracteres eliminatórios. Neste processo, também seria de fundamental importância que o Gestor pudesse acompanhar, a fim de identificar na prática a interação dos candidatos. 

Assim como os testes de perfil comportamental, essa fase também pode ser realizada após a entrevista.

Testes de Fit Cultural:

Algumas empresas possuem perguntas relacionadas a sua cultura, a fim de que o candidato responda como se identifica com o ambiente, liderança, forma de acompanhamento das atividades, horários, entre outras informações. Com isso, é possível cruzar com as informações, o que trará um grau de proximidade de adequação do candidato à empresa. 

Com a triagem realizada, é hora de passar para a próxima etapa: a Entrevista.

4ª Etapa: A Entrevista

Ao identificar as pessoas que mais se aproximam das exigências da vaga, é essencial realizar uma entrevista. Atualmente, muitas empresas estão optando por entrevistas iniciais via Skype, o que poupa tempo e deslocamento do entrevistado. Também, a fim de checagem de informações, pode ser optado por uma conversa via telefone, ou então, utilizar-se da forma tradicional: entrevista presencial. 

Nesta etapa, busca-se conhecer um pouco mais sobre o candidato, entender os motivos que o fazem participar do processo e também, conhecer mais sobre seus conhecimentos e habilidades, analisando principalmente, se atende os requisitos exigidos pela vaga. 

Nesta etapa, a entrevista é conduzida pelo Recrutador, onde além de identificar se o candidato se enquadra ao perfil técnico da vaga, também confirma as informações advindas do processo de triagem. Aconselha-se que os gestores diretos da vaga participem do processo, a fim de que possam falar mais sobre o perfil técnico da vaga, bem como, averiguar se o candidato irá se enquadrar com a equipe com a qual vai trabalhar. Empresas com uma área de Gente mais estruturada, convidam a equipe para participar deste momento da entrevista também, porém não é algo muito comum. 

É comum que alguns gestores entendam que é o RH o “responsável” por entregar os candidatos para a vaga, porém o envolvimento do gestor faz com que ele se sinta responsabilizado pela contratação e invista no desenvolvimento do futuro contratado. Quando o Gestor não conseguir participar da entrevista conjuntamente com o Recrutador, é de fundamental importância que ele tenha uma nova entrevista com os candidatos, a fim de que possa conhecê-los e ter sua opinião sobre eles.

Ainda, vale lembrar que o momento da entrevista, em sua maioria das vezes, é um momento de tensão para o candidato, pois ele está num ambiente que não lhe é familiar, com pessoas que não conhece e que lhe questionam sobre diversos assuntos. Dessa forma, o Recrutador deve tentar tranquilizar o candidato e esclarecer as suas dúvidas dentro do que a vaga permite, pois assim poderá extrair as melhores informações dele.

5ª Etapa: Finalização

Depois de todas as etapas realizadas, é hora de tomar a decisão final, levando em conta todos os resultados e informações obtidas em cada etapa, assim realizando a contratação do profissional. 

A padronização do Processo Seletivo e de suas etapas, facilita a escolha, pois garante a imparcialidade e a justiça entre os concorrentes, já que todos seguem o mesmo padrão de avaliação, havendo critérios de classificação e desclassificação para passarem pelas fases. 

É importante fazer a comunicação ao candidato escolhido via telefone, deixando claro mais uma vez, qual a posição ele estará assumindo, os horários de trabalho e remuneração acertada. Caso a remuneração ainda não tenha sido informada, talvez se faça necessário um novo encontro para negociação salarial. 

Para finalizar, devemos lembrar que há candidatos que foram sendo desclassificados à medida que não iam atendendo as etapas e é de fundamental valia que recebam retornos sobre sua não continuidade no processo. 

Outra dica importante, é de dar o retorno negativo aos candidatos finalistas após o candidato escolhido ter aceitado a proposta. Já pensou você dar um retorno negativo e depois ter que fazer uma proposta ao segundo colocado, como ele iria se sentir? 

O feedback aos candidatos demonstra comprometimento e preocupação com as pessoas, a fim de que elas não fiquem na expectativa e possam traçar novas perspectivas em sua trajetória, além de fortalecer a marca da empresa junto aos candidatos.

6. Análise do Processo Seletivo

Após a seleção finalizada, é importante fazer um fechamento geral do processo. Softwares (incluir link da Gotrampo) que disponibilizam métricas e indicadores podem facilitar a vida do setor de RH, pois além de mensurar os resultados, poderá trazer uma visão sobre o que precisa ser aprimorado e qual direcionamento ele poderá seguir nos próximos processos. 

Analisar se a seleção está cumprindo os indicadores e metas estabelecidas no processo de recrutamento e seleção (pode ser incluído o link do texto dos 8 principais indicadores de R&S) lhe dará maior possibilidade de otimização da sua equipe, podendo delegar tarefas específicas a cada membro. 

Por fim, processos de R&S sempre serão complexos e dinâmicos, por isso é importante conhecer o mercado de trabalho, pois isso possibilitará adaptar cada etapa à realidade da empresa. Mãos à obra!