Como escolher um bom software de Recrutamento e Seleção (R&S).

Cada vez mais percebemos que a tecnologia e as ferramentas digitais não param de evoluir e de nos proporcionar novos desafios e maneiras mais ágeis de trabalhar. Saber utilizar essas tecnologias de maneira integrada aos processos de Recursos Humanos pode nos fazer ganhar tempo e trazer vantagens importantes para a empresa. 

Uma das ferramentas para isso são os Softwares de Recrutamento e Seleção, os quais têm como objetivo acelerar o processo de R&S, permitindo uma automatização de etapas e a otimização do tempo de trabalho dos recrutadores. 

Mas o que eu devo levar em consideração na hora de contratar um bom software de Recrutamento e Seleção? Neste post vamos trazer dicas pontuais do que você precisa considerar ao contratar um Software desta área. 

Qual é o papel de um Software de R&S?

Com o seu desenvolvimento, a tecnologia passa a ser uma aliada de equipes diversas dentro das organizações. Softwares de R&S simplificam os processos de busca e gestão de talentos, além de trazer agilidade e economia de tempo com tarefas operacionais. Contratar pessoas que se enquadrem nas necessidades da empresa é um desafio para todas as empresas, e um software pode tornar o processo mais fácil, inclusive se você não tiver um departamento de RH estruturado. 

Um software pode automatizar as etapas do processo, bem como o processo em si e combinando as diversas funcionalidades que o sistema pode oferecer, trará maior eficiência e rentabilidade na seleção. Além disso, o software fornece ferramentas que permitem a organização, padronização e agilidade no processo de contratação. Permite que você integre e/ou tenha parcerias com portais de divulgação de vagas, crie funis e fluxos de trabalho e mantenha as informações centralizadas em um único local, acessível por todos os envolvidos no processo.

Conheça as principais funções de um sistema de R&S

As opções de softwares de R&S são diversas, mas nem todos eles têm as mesmas funcionalidades. Os melhores oferecem recursos de automatização dos processos e machine learning, o que garante uma inteligência posterior à finalização do processo. Abaixo, elencamos as principais funções contidas em um software:

Atração Estratégica de Profissionais

O uso de canais corretos para divulgação de oportunidades é um ponto de extrema importância para que haja aumento da captação de bons candidatos. Um software de RH permite a integração com portais diversos, o que aumenta as chances de assertividade, além de reduzir o tempo dos profissionais terem que inserir manualmente as vagas em diversas redes.

Através do software, também é possível centralizar e gerenciar as páginas de um único local, possibilitando o aumento de produtividade com menor esforço. Os contatos com os candidatos também ficam centralizados, possibilitando o envio de agendas, mensagens e demais informações de forma única, em grupo e/ou individual.

Triagem automática de candidatos

Para que a triagem seja precisa, é importante que a divulgação também tenha sido assertiva no melhor canal de divulgação, o que trará como consequência um acúmulo grande de currículos. Sabemos que uma das maiores urgências de quem abre uma vaga é o fechamento dela, com isso, toda automatização que facilite o trabalho, é bem vinda. 

Geralmente o processo de análise dos currículos é longo, pois exige que os currículos sejam analisados e classificados segundo os requisitos da vaga. Com um sistema, esse trabalho pode ser otimizado através de filtros avançados e personalizados, os quais farão o sistema sugerir os candidatos que mais se aproximem dos requisitos demandados, poupando a interação humana, acelerando esta etapa.

Organização das etapas

É importante que antes do processo seletivo se iniciar, as etapas já estejam definidas, a fim de manter a organização do fluxo a ser seguido. Através de um sistema, é possível personalizar e estruturar estas etapas, bem como deixar “processos modelos” para diferentes vagas, o que garante que o tempo seja otimizado e o retorno seja positivo. Triagem, Entrevistas, Testes de Perfil Comportamental, Teste de Conhecimentos Específicos são exemplos de etapas que podem ser criadas dentro do sistema.

Avaliação de Perfil Comportamental

Nem todos os sistemas irão apresentar este recurso, porém pode ser um grande diferencial, já que o perfil comportamental pode ser avaliado se está de acordo com o que a vaga exige, permitindo fazer um match de adequação entre o candidato e a vaga, baseando-se não somente em competências técnicas, mas também, em soft skills. Assim, é mais fácil focar nos profissionais mais indicados.

Dados atualizados continuamente – Preenchimento das Vagas

Com um sistema de R&S é possível que os candidatos que estão cadastrados na plataforma mantenham seus dados atualizados, gerenciando as informações sempre que acharem necessário. Podem atualizar suas experiências, suas formações, informações de contato e também as áreas de interesse de atuação, o que consequentemente irá possibilitar que o sistema possa sugerir vagas de acordo com o que foi informado, podendo gerar um preenchimento das vagas disponíveis de maneira mais rápida. 

Gerenciamento das entrevistas e do andamento do processo

A evolução da tecnologia nos permite ter agilidade no desenvolvimento das atividades, como por exemplo, organizar boa parte do processo através do próprio software de R&S, podendo enviar convites aos candidatos para entrevistas e/ou testes através do próprio sistema, comunicar-se através de mensagens, definir prazos para cada uma das etapas, convidar os gestores para participar das etapas pré-agendadas, organizar a própria agenda do recrutador e ainda, permitir que os candidatos confirmem sua participação através do próprio sistema. É possível manter o fluxo do processo atualizado, movimentando os candidatos nas etapas e lhes dando retorno em cada uma delas, de forma automatizada.

Histórico de candidatos e Banco de Talentos 

Conseguir manter o histórico de candidatos que já passaram por entrevistas ou que simplesmente se candidataram às vagas da sua empresa, nem sempre é tarefa fácil, mas os softwares de R&S permitem que isso aconteça de forma organizada, permitindo que você encontre informações e também pessoas facilmente. 

Ainda, alguns sistemas permitem que você possa fazer comentários ou criar “tags” para os candidatos, facilitando a busca de profissionais por características específicas para cada vaga, gerando assim, um banco de talentos para a empresa. Além disso, essa organização permite que não haja a ocorrência de apresentação de candidatos repetidamente aos gestores. 

Monitoramento em tempo real dos processos, com geração de indicadores e relatórios

Manter as pessoas informadas sobre o andamento dos processos é algo que gera credibilidade aos envolvidos, além de permitir a criação de estratégias para melhoria dos resultados que estão sendo apresentados. 

Com um software de R&S é possível ter um painel para verificação dos dados de atração e seleção em tempo real, possibilitando aos gestores informações para tomadas de decisões mais assertivas, como análise de relatórios com indicadores, sendo possível verificar a fonte de onde vem os candidatos, gêneros e idades, tempo de fechamento da vaga, percentual de vagas abertas, finalizadas, canceladas e assim por diante. 

Com os dados em mãos, é possível avaliar o que precisa melhorar e potencializar o que está dando certo, deixando caminhos abertos para as oportunidades futuras. 

Quais as vantagens de utilizar um software de recrutamento e seleção?

Velocidade das informações 

Uma ferramenta automatizada para a área de RH proporciona eficiência nos processos, além de uma experiência incrível a todos os envolvidos, seja candidato, gestor, avaliador ou outros, pois é possível acompanhar as atividades em tempo real.

Atendimento ao cliente

Os softwares geralmente garantem um bom desempenho, proporcionando agilidade aos envolvidos, por isso é essencial que a plataforma contratada tenha uma Central de Ajuda e um time especializado para ajudar em caso de dúvidas ou necessidades, a fim de que não haja atrasos no preenchimento de uma vaga por motivos de problemas na solução. É importante saber como funciona o atendimento e o tempo de resposta do fornecedor. 

Aumento da produtividade do time de recrutamento e seleção

A aquisição de um software permite maior organização, agilidade e eficiência, pois o que era preciso ser feito manualmente, como olhar currículos um por um, pode ser feito automaticamente, já que os sistemas aplicam os filtros conforme informados, o que aumenta a produtividade dos colaboradores sem perder a qualidade dos resultados. 

Padronização e aprimoramento contínuo do Processo de Seleção

O movimento de contratação de pessoas dentro das empresas é contínuo, sendo muitas vezes comum ter várias vagas abertas ao mesmo tempo, com mais de um Recrutador fazendo os processos. Se não há uma ferramenta específica para auxílio, cada um pode fazer da sua forma, abrindo a possibilidade de deixar o processo mais complicado do que é o necessário. 

Com uma Plataforma que permite a gestão dos processos de recrutamento e seleção, é possível alinhar um padrão, unificando a captação e manutenção das informações, além de permitir técnicas competitivas e ágeis no mercado. 

Um sistema especializado ajuda no desenvolvimento e padronização de métricas, pois geralmente esses softwares estão sempre buscando se atualizar para possibilitar aos seus clientes, o melhor em novidades. 

O aperfeiçoamento e crescimento contínuo devem ser tratados como prioridades dentro da área de RH, pois podem fazer diferença na atração, captação, comunicação e experiência com os candidatos. A padronização também permite a análise do que está funcionando corretamente e o que precisa ser melhorado. 

Simplificação da contratação com base no fit cultural

Uma plataforma de recrutamento e seleção, além de permitir a utilização de filtros para busca e pesquisa de profissionais, ainda traz a possibilidade de ver o quanto os candidatos que estão participando do processo se adequam com o fit cultural da empresa. 

Alguns sistemas contam com testes específicos de análises de fit cultural, ranqueando os candidatos de acordo com suas respostas, cruzando com as competências já pré-estabelecidas pela empresa. O fit cultural diz respeito aos valores e costumes do profissional estarem alinhados com os da cultura da empresa. 

É verídico que a utilização de um software otimiza os processos, mas antes garanta que sua escolha atenda às necessidades da empresa. Verifique se as funcionalidades do sistema escolhido realmente contribuem para o RH na contratação mais ágil e dos melhores profissionais. 

Redução do tempo de fechamento da vaga

A métrica de tempo de fechamento de vagas é uma das principais e essenciais para quem trabalha com R&S, pois com os dados gerados é possível balizar o planejamento para a abertura de outras vagas semelhantes. Essa métrica nada mais é que o tempo médio entre a abertura e o encerramento da vaga. 

Tempos menores de contratação, indicam maior eficiência na seleção, e nada melhor que um software que possa lhe entregar esses dados prontos, aliando ainda informações como número de candidatos por gênero, escolaridade, localidade, formação e muitas outras informações. Além disso, plataformas possibilitam ações conjuntas em massa, o que auxilia na otimização do tempo do recrutador. 

As melhores plataformas ainda oferecem o serviço de Banco de Talentos, o que possibilita que candidatos sejam marcados para vagas específicas e depois encontrados com facilidade em vagas futuras. Ainda, utilizam de sua inteligência artificial para sugerir candidatos de acordo com as últimas contratações da empresa, recomendando profissionais compatíveis com as posições abertas, agilizando o recrutamento. 

Contratações assertivas

Uma informação de extrema importância em processos de recrutamento é a qualidade e assertividade, e softwares podem ajudar bastante nesse quesito, pois a utilização dos filtros e históricos de dados, tendem a contribuir na agilidade da escolha do candidato e também, sugerir profissionais que estejam de acordo com as tendências da empresa, já que geralmente utilizam as informações das contratações anteriores, reduzindo assim, o risco de turnover. 

Além disso, a experiência dos candidatos se torna mais positiva, pois alguns softwares permitem o acompanhamento direto por parte dos candidatos de qual etapa ele se encontra do processo seletivo, diminuindo assim, ausências de retornos e informações, gerando maior credibilidade a todos os envolvidos. 

Redução do custo por contratação

Um software de R&S diminui os custos operacionais em virtude do tempo que um processo tradicional despende, como por exemplo, analisar currículos um a um. Com o software, pode-se utilizar filtros que otimizam tais resultados, o que, consequentemente, diminui o custo da hora técnica de um recrutador.

Além disso, um software também permite a realocação de candidatos para outras possíveis vagas, deixando-os armazenados em Banco de Talentos. Economia de tempo, é economia de dinheiro. 

Melhora da experiência do candidato

Com um software é possível padronizar a comunicação entre os candidatos, podendo ser direta e/ou coletiva, de acordo com a necessidade da empresa. É possível mantê-los atualizados sobre as fases do processo, se avançaram, se foram reprovados, quais os motivos de reprovação, central de ajuda e outros. 

Além disso, bons softwares possuem interfaces acessíveis, pensadas para os usuários, sendo intuitivas e compatíveis com dispositivos móveis, o que facilita o acesso e acompanhamento de qualquer lugar. 

Integração com outras plataformas

Outra vantagem de uma plataforma de recrutamento, é que é possível fazer a integração com redes sociais, onde os candidatos podem iniciar seu cadastro através de uma das redes, preenchendo automaticamente alguns dados, tornando o processo mais simples e atraente. 

Ainda, é possível que as vagas sejam compartilhadas diretamente em sites parceiros de divulgação de vagas e/ou sites de carreira, aumentando assim o volume de candidatos e a análise de onde vem cada um deles, facilitando assim, a gestão. 

Escolha o melhor sistema de recrutamento e seleção:

Com base em tudo que foi relatado até o momento, vamos resumir os principais pontos para se levar em conta na hora de escolher um bom software de R&S:

1) Pense nas suas necessidades e analise as funcionalidades que o software oferece

Defina quais são os principais gargalos do seu RH, no que concerne à área de Recrutamento e Seleção e busque um sistema que atenda melhor essas peculiaridades. 

Talvez a dificuldade do RH esteja na divulgação das vagas em diversos canais, então busque um software que possua a integração automática com diversos portais, o que aumenta a capilaridade de divulgação das vagas.

Se sua maior necessidade é ter um Banco de Talentos pronto para vagas que forem abrindo e você ter agilidade no processo, busque um sistema que possua isso. Ainda, avalie se as demais funcionalidades do sistema estão adequadas e alinhadas às necessidades do setor de Recursos Humanos. Cada empresa funciona com suas peculiaridades e demandas diferentes. 

A escolha deve sempre ser pensada no atendimento do que você precisa. Talvez o software mais conhecido pode ter diversos recursos diferentes, porém não necessariamente vai ser aquele que melhor atende a sua empresa e o seu RH. Atente-se às funcionalidades! 

2) Procure informações sobre o software – se informe com outras empresas

Pesquise o que os demais clientes falam do software. Se conseguir, troque uma ideia com alguém que utiliza ou já utilizou ele, e caso não conheça, peça referências ao fornecedor. 

Pesquise as redes sociais, entenda o que os candidatos falam do sistema. Isso aumenta as chances de sucesso na contratação do software. 

3) Não priorize apenas o preço

Sabemos que o custo de um produto ou serviço é algo que deve ser levado em consideração no momento de uma aquisição, porém, nem sempre é preciso utilizá-lo como um fator decisivo. Nem sempre o sistema mais caro é aquele que vai atender todas as suas necessidades. Lembre-se: SUAS necessidades. Dessa forma, avalie sempre o melhor custo-benefício no momento de tomada de decisão. 

4) Escolha um sistema de fácil utilização

A contratação de um software deve vir para facilitar e agilizar os processos do setor de RH, bem como ser simples para os candidatos e gestores, os quais também são público alvo do sistema. Quanto mais simples e funcional o sistema demonstrar ser, melhor será ele e a experiência do usuário para com ele. 

Softwares que possuem Centrais de Ajuda facilitam as respostas, pois é possível que os próprios usuários pesquisem sobre suas dúvidas. Não dê preferência a sistemas que aparentam ter um uso difícil e complexo. 

5) Agende um teste do sistema

Como softwares são produtos fáceis de testar, muitos oferecem períodos de teste ou demonstração do sistema. Antes de fechar com qualquer um, lembre-se de passar por uma destas etapas, pois assim é possível avaliar melhor as funcionalidades, usabilidades, acessibilidades e demais recursos oferecidos. 

Este é o momento em que você pode esclarecer as dúvidas sobre o sistema, além de já avaliar como funciona o suporte técnico da plataforma, e a partir daí, já poderá medir sua experiência como negativa ou a melhorar, contribuindo assim, na sua decisão. 

Esperamos que possamos ter ajudado você nas principais análises de um bom software. Também, aproveite para conhecer o nosso Software de R&S.