Principais indicadores para processos de Recrutamento e Seleção de profissionais nas empresas.

Um dos pontos mais importantes quando se fala em Gestão de Pessoas, é o momento de buscar e selecionar os profissionais adequados para preenchimento de vagas, por isso o processo de Recrutamento e Seleção impacta diretamente nos resultados da organização. 

A área de Recursos Humanos é pensada como uma área avessa aos números, porém é possível criar métricas para este setor também. KPY (Key Performance Indicators ou Indicador Chave de Performance) é uma forma de medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas estão atendendo aos objetivos propostos, e estes podem ser a base para metrificar os resultados de um processo de Recrutamento e Seleção. 

Neste Post, vamos listar 8 indicadores que lhe ajudarão a medir a eficiência dos seus processos seletivos:

1)Tempo de Fechamento da Vaga

O tempo é um dos maiores inimigos dos processos de Recrutamento e Seleção, pois geralmente as posições exigem contratação imediata, ágil e assertiva. Vale lembrar que em R&S a pressa é inimiga da perfeição, contudo, demorar demais pode fazer com que os candidatos que já estão participando garantam um emprego e desistam, além de criar uma sobrecarga nas pessoas que estão dando conta da vaga aberta até o candidato ideal ser encontrado. 

Neste ponto, a primeira coisa a ser alinhada é o que significa “fechamento da vaga”: momento de admissão, momento de aceite do gestor da vaga, momento do exame admissional ou qual evento que você definirá que irá demarcar o fechamento do processo seletivo. Saber o tempo médio de contratação por vaga auxiliará em ações preditivas em novos processos.

Através disso, sugerimos a primeira métrica: Qual é o tempo médio para contratar novos colaboradores? Para identificar o tempo médio, precisamos dividir o tempo total gasto no preenchimento das vagas pelo número de vagas abertas.

Por exemplo: 5 posições estavam abertas, as quais foram fechadas no período de 6 meses, resultando em 1,2 meses por vaga (36 dias), ou então faça este cálculo por vaga: A vaga abriu dia 01/04/2022 e o fechamento foi 16/05/2022, ou seja o tempo médio de fechamento desta vaga foi de 46 dias.

2) Custos do Processo Seletivo

Todo processo dentro de uma empresa gera custos, e isso não seria diferente em um Processo de R&S. Além do tempo empregado (que também é dinheiro) é preciso planejar os recursos utilizados para evitar gastos excessivos. Algumas das estratégias que tem custo financeiro e que são usadas em um processo de R&S são:

* Anúncios em portais de vagas e redes sociais;

* Contratação de Agências de Empregos e/ou Headhunters;

* Dinâmicas de Grupo;

* Testes de Perfil Comportamental;

* Contratar plataformas de recrutamento;

* Outros materiais que apoiam a divulgação (mídias).

Para identificarmos a segunda métrica, de quanto estamos gastando por processo seletivo, precisamos somar o total gasto nos processos de R&S e dividir pelo número de vagas preenchidas.

Por exemplo: Um processo seletivo realizado somente com divulgação em redes sociais e aplicação de testes de perfil comportamental, onde foi investido R$ 3.700,00 nestas duas ações e haviam 3 posições em aberto, resultando no total de R$ 1.233,33 por processo. Além disso, deve-se incluir ainda as horas técnicas dos profissionais envolvidos, somado-se a este valor, para então, ter o custo final do processo seletivo, sem contar ainda, exames admissionais e horas de treinamentos no onbording do candidato na empresa.

Cada vez mais a Tecnologia pode ser uma grande aliada na diminuição de custos em Processos de R&S, pois pode reduzir as horas de envolvimento de pessoas analisando currículos bem como reduzir a necessidade de altos investimentos em Headhunters ou Agências de Emprego. Um bom Software de Recrutamento e Seleção é uma ótima opção, pois centraliza informações e evita o trabalho manual e demorado. Além disso, utilizar-se de práticas de testes e entrevistas online facilita o processo para as pessoas que participam, diminuindo custos de deslocamento ou várias idas e vindas para os candidatos também. 

3) Quantidade de candidaturas recebidas – Efetividade dos Canais

Medir a porcentagem de candidatos sendo atraídos por canal onde a vaga foi anunciada auxilia na assertividade de novos anúncios para vagas futuras semelhantes, pois quanto mais currículos recebidos, maior a possibilidade de encontrar o candidato ideal para preencher a vaga. Para isso, você precisará avaliar o  ROI de cada canal, ou seja, o valor gasto em cada um, o número de candidaturas recebidas e o número de candidatos que se enquadram nos requisitos solicitados

Exemplificando: R$ 1.600,00 gastos em anúncios de emprego através de impulsionamento no Linkedin, sendo que foram recebidos 120 currículos e destes apenas 5 se enquadraram nos requisitos. 

R$ 2.500,00 gastos em anúncios no Instagram, sendo que foram recebidos 280 currículos e destes 55 se enquadram nos requisitos. 

Claramente percebe-se que o anúncio no Instagram trouxe um retorno maior de candidatos que se enquadram nos requisitos, o que potencializa a chance de encontrar o candidato mais próximo ao ideal, percebendo-se então, a efetividade de tal canal para o “tipo x” de vaga.

4) Turnover de contratações recentes

Em um processo de seleção, a utilização de métricas não termina quando o candidato foi selecionado. O turnover ou rotatividade de pessoal é o nome dado ao fluxo de entradas e saídas de pessoas em uma empresa, sendo calculado através da relação entre o desligamento e a admissão de novos colaboradores. 

Quando esta taxa é aplicada às contratações recentes, pode nos trazer ideias sobre a qualidade/efetividade do processo seletivo, a qualidade do processo de ambientação/onboarding e também a capacidade da empresa em reter talentos. 

Para medi-la, devemos dividir o número de profissionais recém admitidos que saíram da organização (ideal último período de 6 meses) pelo número de profissionais contratados e multiplicar por 100. 

Exemplificando: Houve a contratação de 12 novas pessoas nos últimos seis meses, sendo que 3 foram desligadas, o que resulta em 25% de rotatividade. (3/12 x 100 = 25) 

Através deste dado, é possível que o setor de RH possa analisar pontos de melhoria nos processos de seleção, podendo analisar se está havendo falhas no perfil comportamental, desalinhamento com a cultura e/ou também entender se há motivos de gestão interna que estão levando a tais desligamentos. É importante que o RH tenha clareza das medidas que pode tomar para fortalecer a cultura organizacional, a qual pode contribuir para que os colaboradores permaneçam na empresa.

5) Qualidade das contratações

Uma das melhores coisas de um processo seletivo é o RH saber que acertou em cheio na contratação. Mas como fazer isso?

Antes de mais nada é preciso que todas as atividades que o novo contratado vai desempenhar estejam delimitadas através de um Descritivo de Função. É de extrema importância que o colaborador saiba o motivo que foi contratado e quais são os resultados que precisa apresentar, pois é através da mensuração do desempenho dele em uma avaliação de período estabelecido que vai possibilitar saber se o perfil selecionado está em aderências às necessidades da vaga.

Exemplificando: Para a empresa “X”, um dos resultados esperados de uma posição de Vendas é o aumento de participação de mercado em 7% em um período de 3 meses.

Com os objetivos definidos, muitos processos podem ser analisados e reinventados, sejam para melhorias, inclusão ou exclusão de atividades.

Através disso, também poderá ver se a pessoa recém admitida está entregando (ou está no caminho) dos resultados que haviam sido estabelecidos para a função, possibilitando ao gestor subsídios de direcionamento e desenvolvimento do novo colaborador.

6) Engajamento dos candidatos

Um dado que não pode ser deixado de lado é o engajamento dos candidatos no processo seletivo. É importante analisar quantos dos selecionados permanecem até a etapa final; ainda, acompanhar se há desistência de participação em cada uma das etapas pré-definidas de seleção, tentando entender o motivo da desistência.

Por exemplo: A expectativa da empresa era de receber 50 currículos para o processo seletivo, porém recebeu somente 20. Há problemas no processo de atração? Será que o canal que está sendo utilizado, é o melhor para aquele tipo de vaga? 

Na fase da entrevista, foram realizados agendamentos com 15 candidatos, porém somente 10 compareceram. Por qual motivo os outros 5 não compareceram? Informaram ao selecionador? Se não, busque entender… uma mensagem, um e-mail, uma pesquisa… Isso lhe possibilitará ver onde está o problema de engajamento, visando ter uma maior retenção de talentos no processo de seleção.

7) Taxa de Conversão do Funil de Contratação

Talvez para alguns o termo “Funil de Contratação” pode soar como novo, já que geralmente quem trabalha com esse termo são pessoas ligadas à área de Marketing, e, resumidamente, o conceito de “funil de vendas” é o percurso que o lead percorre desde o primeiro contato até o fechamento da venda. Logo, na área de RH, o funil de contratação diz respeito ao percurso do candidato por uma vaga, desde sua candidatura até o retorno final de encerramento (ou contratação) do processo.

Fazer a avaliação do funil de contratação é uma métrica que dá uma visão geral de todo processo, possibilitando a mensuração da eficiência de forma global e também em cada etapa do processo. Neste caso, dividimos em 5:

• Candidatos no processo ou candidatos de triagem;
• Candidatos qualificados (candidatos que se enquadram nos requisitos);
• Entrevistas;
• Candidatos finalistas (ou oferta de emprego) e;
• Candidatos contratados.

Pode-se avaliar em cada etapa o seu prazo de conclusão, os custos gerais e a assertividade no preenchimento de vagas, ou seja, através do funil é possível obter informações claras sobre as conversões entre cada uma das etapas dos processos, e a partir disto, criar estratégias para melhorar na etapa que está deficiente, ganhando maior agilidade e transparência na seleção.

8) Fit Cultural do candidato à empresa

Definir de forma metrificada a compatibilidade do candidato com o perfil da sua empresa não é uma tarefa fácil e não existe uma resposta única, já que cada empresa tem as suas particularidades e diversidades, porém vamos dar algumas dicas de como fazer isso. 

Separe algumas competências que você deseja analisar na vaga e para cada uma delas dê um peso de 1 à 10 (que é o grau de importância da competência na entrevista). Durante o processo, dê notas de 0 à 10 aos candidatos. Multiplique o peso da competência x a nota do candidato para saber a nota do candidato em cada competência. Some o peso máximo das competências.

Para finalizar o cálculo, some o resultado dos pesos da competências x as notas dos candidatos e some os pesos máximos das competências. Divida o resultado da soma dos pesos das competências x as notas dos candidatos pelo resultado da soma máxima das competências, multiplicando por 100. Isso dará o resultado final do Fit Cultural do candidato à empresa.

Exemplificando:

Competência 1

• Peso (De 1 à 10) → 5
• Nota do Candidato (De 0 à 10) → 5
• Nota Máxima da Competência → 50 (5 (peso) x 10 (nota máxima))
• Nota do Candidato → 25 (5 (peso) x Nota 5 do candidato)
• Resumo: Peso 5, Nota 50. Candidato nota 25.

Competência 2:

• Peso (De 1 à 10) → 6
• Nota do Candidato (De 0 à 10) → 3
• Nota Máxima da Competência → 60 (6 (peso) x 10 (nota máxima))
• Nota do Candidato → 18 (6 (peso) x Nota 3 do candidato)
• Resumo: Peso 6. Nota 60. Candidato nota 18.

Cálculo Final:

• Soma (nota x pesos) / notas máximas x 100.
• 43/110 * 100 = 39,09% é a adequação do profissional ao Fit Cultural da Empresa.

Após, basta você fazer um comparativo entre as notas dos candidatos, analisando qual mais se adequa ao Fit Cultural da empresa.

Então, esse foi nosso post sobre os principais indicadores de Recrutamento e Seleção. Como podemos ver, o R&S é um processo de muita relevância para as empresas, por isso a importância de criar métricas de avaliação, pois através delas é possível identificar as melhorias e potencialidades para ingresso de novos talentos na empresa, realizando contratações mais assertivas e produtivas.

Faça um bom planejamento, coloque no papel e mãos à obra!